Для версий рабочего файла выберите короткое правило: имя документа, номер редакции и статус. Статус должен соответствовать реальному состоянию работы. Слово «согласовано» в имени не заменяет подтверждения согласования.
Учебный пример
Учебная последовательность: report_v01_draft.docx, report_v02_review.docx, report_v03_approved.docx. В условии согласована v03. Наличие резервной копии не проверялось. Поэтому можно назвать текущую рабочую редакцию, но нельзя объявить набор надёжно сохранённым только по именам.
Порядок действий
Сначала определите, где лежит текущий экземпляр, а где предыдущие. Затем выберите единый вид номера и статуса для своей небольшой команды или личной папки. Не добавляйте к имени бесконечные «final», «new» и «последний»: они не описывают порядок изменений.
Рядом заведите журнал: версия, что изменилось, дата и основание статуса. Для v03 укажите, где хранится подтверждение согласования. Если файл снова отредактирован, создайте новую редакцию с честным статусом, не сохраняя изменённое содержимое под старым approved.
Проверка готового результата
Проверьте правило на открытии: можете ли вы найти текущую версию, объяснить отличие от предыдущей и показать её статус? Если две копии с одинаковым номером различаются, сравните их и разрешите конфликт до дальнейшей передачи. Не выбирайте файл только по последней дате изменения без проверки.
Резервное хранение проверяйте отдельно: расположение, доступность и восстановление являются другой задачей. Хорошие имена помогают ориентироваться, но не доказывают сохранность файлов или отсутствие конфликтов.